PRIVACYVERKLARING

BEdeLIGHTed Photography (Carla Van den Meerssche), Pollare-Dorp 51, 9401 Pollare, ondernemingsnummer BE0545.765.451, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

Contactpunt voor privacyvragen: info@bedelighted.be

1. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Afhankelijk van de aard van de opdracht kunnen volgende gegevens verwerkt worden:

naam en voornaam
contactgegevens (adres, telefoon, e-mail)
gegevens nodig voor uitvoering van de opdracht (bv. datum van reportage, geboortedatum baby indien relevant, namen/voornamen van gefotografeerde personen)
informatie die de Klant zelf aanlevert (bv voor kaartjes / opmaak / facturatie)
digitale beelden van de fotoreportages (onbewerkt + bewerkt)
communicatie-inhoud (mails, berichten)

2. Waarom worden deze gegevens verwerkt? (rechtsgrond)

De gegevens worden verwerkt:

om offertes, contracten en facturen uit te voeren (noodzakelijk voor de overeenkomst)
om afspraken, planning en leveringen correct te kunnen uitvoeren (gerechtvaardigd belang)
om wettelijk verplichte boekhouding te voeren (wettelijke verplichting)
enkel na expliciete toestemming: om beelden te mogen gebruiken voor portfolio / social media / website / drukwerk / awards / promotie

3. Hoe lang worden gegevens bewaard?

Fotobestanden worden minimaal bewaard gedurende de termijn die in de Algemene Voorwaarden vermeld staat, binnen dewelke vervolgbestellingen mogelijk zijn.

Daarna kan BEdeLIGHTed bestanden langer bewaren zolang dit redelijk is, o.a. wegens archivering / interne kwaliteitscontrole / portfolio-geschiedenis / back-ups.

Persoonsgegevens in boekhouding worden minimaal gedurende de wettelijke fiscale termijn bewaard.

De klant kan inzage vragen, verbetering vragen of verwijdering vragen, tenzij wettelijke redenen dit verhinderen.

4. Met wie worden gegevens gedeeld?

Persoonsgegevens worden niet verkocht.

Persoonsgegevens worden enkel gedeeld voor uitvoering van opdrachten of technische verwerking, met:

pure verwerkers (verwerken alleen in naam van BEdeLIGHTed):

PicTime (levering galerij)
Wix (website + contactformulier database)
Gmail (mailverwerking)
Exact Online (boekhouding – ook toegankelijk voor de boekhouder)
Leveranciers voor druk/print: o.a. Koylab, nPhoto, De Crem fotokartonnage … (voor productie van bestelde goederen)

dienstverleners die mogelijks verwerken voor eigen doeleinden:

Adobe (Lightroom / Photoshop / Creative Cloud)
EVOTO AI retouching

Deze leveranciers kunnen eigen doeleinden hebben (zoals verbetering van hun diensten, o.a. via AI-processen) en verwerken conform hun eigen privacybeleid. BEdeLIGHTed heeft geen controle over hun interne verwerkingsdoeleinden.

5. Minderjarigen

Indien gefotografeerde personen minderjarig zijn, wordt toestemming voor verwerking en eventuele publicatie gegeven door de ouder(s) of wettelijke vertegenwoordiger(s). Indien één ouder toestemming geeft, wordt verondersteld dat deze ouder handelt met akkoord van de andere ouder.

Indien ouders het niet eens zijn, dient dit schriftelijk gemeld te worden vóór de reportage.

6. Publicatie

Publicatie (website, social media, portfolio, wedstrijden) gebeurt enkel volgens het toestemmingsformulier dat door de klant wordt ingevuld.

Beelden zonder herkenbare personen (vb. detail / sfeer / handen / silhouet) kunnen door BEdeLIGHTed gebruikt worden zonder afzonderlijke toestemming.

7. Beveiliging

Digitale gegevens worden bewaard in beveiligde omgevingen met toegangsbeperking. BEdeLIGHTed neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies en ongewenste toegang te voorkomen.

Beelden worden uitsluitend gedeeld via beveiligde platforms (https-galerij of beveiligde file transfer).

8. Vragen – rechten – klachten

De klant heeft recht op inzage, correctie en verwijdering van gegevens.

Aanvragen gebeuren via:
info@bedelighted.be

Bij geschillen omtrent privacy kan klacht worden ingediend bij Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

9. Addendum – Geboortefotografie

Omdat geboortereportages bijzonder gevoelige gegevens bevatten (medisch context, intieme beelden), gelden bijkomend:

er worden enkel beelden gemaakt die passen binnen de expliciet besproken comfortzone
publicatie kan enkel na schriftelijke, expliciete toestemming
toestemming kan op elk moment ingetrokken worden, waarna beelden offline gehaald worden (voor zover redelijk uitvoerbaar)
beelden die initieel privé waren, worden nooit gepubliceerd als er geen expliciete toestemming werd gegeven

10. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden bijgewerkt indien noodzakelijk. De actuele versie is steeds raadpleegbaar via:
https://www.bedelighted.be/privacy