ALGEMENE VOORWAARDEN v2026-01

1. Identiteit

Carla Van den Meerssche – eenmanszaak (zelfstandige natuurlijke persoon)

Ondernemingsnummer: BE 0545.765.451
Maatschappelijke zetel: Pollare-dorp 51, 9401 Pollare, België
Studiolocatie: Brakelsesteenweg 66, 9400 Ninove

BEdeLIGHTed, BEdeLIGHTed Photography, BEtold by BEdeLIGHTed (en eventuele varianten of sublabels) zijn handelsnamen die worden gebruikt door dezelfde onderneming en vallen onder bovenstaande juridische entiteit.

2. Algemeenheden en definities

In deze voorwaarden wordt verstaan onder:

de Fotograaf / BEdeLIGHTed: de onderneming beschreven onder artikel ‘1.IDENTITEIT’ hierboven.
de Klant: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een overeenkomst aangaat met de Fotograaf of een reportage boekt. In geval van model call is de deelnemer het onderwerp van de reportage; de ouder of voogd van een minderjarige deelnemer wordt als Klant beschouwd.

3. Toepasselijkheid

Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op elk aanbod van de Fotograaf en op elke tot stand gekomen overeenkomst tussen de Fotograaf en de Klant. Deze Algemene Voorwaarden gelden aanvullend op eventuele specifieke contracten die werden afgesloten voor een reportage. In geval van strijdigheid tussen een specifieke overeenkomst en deze Algemene Voorwaarden, primeert de specifieke overeenkomst.

De Algemene Voorwaarden zijn steeds terug te vinden op https://www.bedelighted.be/voorwaarden. Voorafgaand aan de boeking worden de Algemene Voorwaarden samen met de overeenkomst aan de Klant bezorgd.

4. Eenzijdige wijziging

De Fotograaf behoudt zich het recht voor om deze Algemene Voorwaarden eenzijdig te wijzigen. De gewijzigde versie wordt gepubliceerd op https://www.bedelighted.be/voorwaarden en geldt voor alle nieuwe opdrachten vanaf de datum van publicatie.

Voor reeds geboekte opdrachten blijven de voorwaarden gelden zoals die van kracht waren op het moment van de boeking, tenzij de Klant uitdrukkelijk anders instemt.

De Fotograaf werkt met versies van deze Algemene Voorwaarden. De versie die van toepassing is op een opdracht is de versie die gold op de datum van boeking.

5. Einde van de opdracht en nieuwe bestellingen

Een opdracht eindigt zodra de overeengekomen beelden of producten zijn geleverd én volledig betaald zijn. Een bestelling of aanvraag is pas geldig wanneer de Fotograaf deze schriftelijk (dit kan ook per e-mail) heeft bevestigd.

Elke bestelling, dienst of uitbreiding die niet in de oorspronkelijke opdracht inbegrepen was, wordt beschouwd als een nieuwe opdracht. Op nieuwe opdrachten zijn de tarieven en Algemene Voorwaarden van toepassing zoals deze gelden op het moment van de nieuwe opdracht.

6. Uitsluiting

De algemene of specifieke voorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing, tenzij de Fotograaf hier vooraf en schriftelijk (dit kan ook per e-mail) uitdrukkelijk mee heeft ingestemd.

7. Prijsoffertes, bestellingen, boekingen, voorschotten, betalingen

Prijzen op de website van BEdeLIGHTed of in prijsoffertes worden vermeld inclusief BTW tenzij anders vermeld. Een prijsofferte blijft geldig tot 2 weken na offertedatum tenzij anders vermeld.

Een boeking is pas definitief na betaling van het voorschot of het volledige bedrag van de fotoreportage.

Het te betalen voorschot is afhankelijk van het type fotoreportage en komt overeen met de prijs van de fotoreportage, tenzij anders aangegeven in het bijhorende investeringsdocument.
De prijs van de fotoreportage wordt steeds duidelijk vermeld in dit investeringsdocument.

Het voorschot voor bestellingen van andere diensten of producten bedraagt 50% van het bestelde bedrag.

De prijzen van reportages, aanvullende diensten en producten kunnen op elk moment worden aangepast.

Voor reportages waarbij de Klant zelf beelden selecteert en een pakket kiest, moet de Klant binnen 2 maanden na de datum van de reportage zowel de definitieve beeldkeuze als de pakketkeuze aan de Fotograaf doorgeven. Indien dit niet gebeurt binnen deze termijn, wordt elke latere bestelling beschouwd als een nieuwe bestelling waarop de dan geldende tarieven en Algemene Voorwaarden van toepassing zijn. Eerdere tarieven kunnen in dat geval niet worden gegarandeerd.

Deze bepaling geldt niet voor geboortereportages en ‘a day in the life’-reportages. Bij deze reportages selecteert de Fotograaf de beelden en wordt de pakketkeuze bij boeking vastgelegd. Elke latere bijkomende bestelling geldt als een nieuwe bestelling.

Er worden geen foto’s bewerkt en geen digitale bestanden of producten geleverd die niet volledig betaald zijn. De Klant wordt pas eigenaar van bestanden of goederen nadat alle verschuldigde bedragen volledig zijn betaald.

8. Reportagedatum, verplaatsingen, annulaties

8.1 Geboortereportages

Voor geboortereportages gelden de bepalingen van de specifieke geboortereportage-overeenkomst tussen de Fotograaf en de Klant. De bepalingen in deze Algemene Voorwaarden gelden aanvullend, tenzij anders bepaald in die overeenkomst.

8.2 Newborn fotoreportages

Voorlopige reportagedatum: Voor een newborn fotoreportage wordt bij boeking een 'voorlopige' reportagedatum vastgelegd.

Definitieve reportagedatum: De definitieve reportagedatum wordt vastgelegd onmiddellijk na de geboorte van de baby in onderling overleg. De Klant neemt binnen de 48u na de geboorte rechtstreeks contact met BEdeLIGHTed, bij voorkeur via telefoon maar in alle geval op een manier dat de Klant zeker is dat het bericht is aangekomen en beantwoord, om de voorlopige datum te bevestigen als definitieve reportagedatum of om, bij vroeggeboorte, een nieuwe datum af te spreken.

Neemt de Klant geen contact ten laatste 72u voor de voorlopige reportagedatum, dan heeft BEdeLIGHTed het recht om de reportage te annuleren en de reportagedatum te reserveren voor een andere Klant. Het voorschot kan in dat geval niet teruggevorderd worden. Dit geldt zowel voor baby’s die te vroeg, die op tijd of die te laat geboren worden.

Wanneer een newborn fotoreportage geannuleerd wordt door de Klant, wordt het betaalde voorschot beschouwd als compensatie voor gereserveerde tijd, voorbereidingen en eventueel gemiste opdrachten. Uitzonderlijke omstandigheden vragen echter een uitzonderlijke behandeling: BEdeLIGHTed kan beslissen om in uitzonderlijke omstandigheden het voorschot toch terug te betalen of om te zetten in een tegoedbon.

Bij ziekte of overmacht van de Fotograaf op de afgesproken datum wordt er gezocht naar een oplossing. Dit kan het verplaatsen van de fotoreportage zijn of het inzetten van een vervangfotograaf met een gelijkaardige stijl.

De Klant verbindt zich ertoe uit veiligheidsoverwegingen om BEdeLIGHTed op de hoogte te brengen van eventuele medische aandoeningen/symptomen van de newborn waarmee BEdeLIGHTed rekening dient te houden tijdens het fotograferen.

BEdeLIGHTed behoudt het recht de fotoreportage te annuleren indien niet aan de gevraagde acties en voorbereidingen vanwege de Klant werd voldaan.

8.3 Andere fotoreportages

De reportagedatum wordt na de boeking definitief vastgelegd of bevestigd.

Wanneer de fotoreportage geannuleerd wordt door de Klant, wordt het betaalde voorschot beschouwd als compensatie voor gereserveerde tijd, voorbereidingen en eventueel gemiste opdrachten. Uitzonderlijke omstandigheden vragen echter een uitzonderlijke behandeling: BEdeLIGHTed kan beslissen om in uitzonderlijke omstandigheden het voorschot toch terug te betalen of om te zetten in een tegoedbon.

Een reportagedatum kan verplaatst worden tot 7 dagen vóór de reportagedatum. Wanneer een fotoreportage verplaatst wordt binnen 7 dagen vóór de reportagedatum, behoudt BEdeLIGHTed zich het recht voor om een administratieve vergoeding van 50% van het voorschot aan te rekenen.

BEdeLIGHTed behoudt het recht de fotoreportage te annuleren indien niet aan de gevraagde acties en voorbereidingen vanwege de Klant werd voldaan.

9. Annulatie van productbestellingen

Wanneer een bestelling van producten geannuleerd wordt door de Klant, is er een forfaitaire, niet-te-verminderen schadevergoeding verschuldigd gelijk aan 50% van het bedrag van de bestelling.

10. Bewaring fotobestanden

Fotobestanden worden gedurende 6 maanden na de definitieve levering van de reportage bewaard. Na afloop van deze periode kunnen de bestanden geheel of gedeeltelijk worden verwijderd zonder voorafgaande verwittiging, rekening houdend met de geldende privacywetgeving. Na verwijdering zijn de bestanden niet meer opvraagbaar door de Klant en kunnen geen bestellingen meer worden geplaatst.

11. Digitale bestanden – rechten, gebruik en beperkingen

Van de geselecteerde en door de Fotograaf bewerkte beelden kan de Klant, afhankelijk van de inhoud van het gekozen pakket, één of meerdere types digitale bestanden ontvangen:

Sociale mediabestanden: lage resolutie, met logo. Deze mogen enkel digitaal verspreid worden en niet afgedrukt. Het logo mag niet verwijderd of gewijzigd worden. Bewerking (waaronder filters) is niet toegestaan. Bij verspreiding moet het logo altijd goed zichtbaar blijven, kan dit niet, dan moet BEdeLIGHTed expliciet vermeld worden.
Printbestanden: zonder logo. Deze mogen enkel worden gebruikt om prints te maken voor privégebruik. Digitale verspreiding is niet toegestaan. Deze kunnen op volledige resolutie zijn of met een beperkte resolutie.
Hoge resolutiebestanden: printbestanden op volledige resolutie. Toepasselijke beperkingen identiek zoals hierboven.

De Klant verbindt zich ertoe digitale bestanden in hun oorspronkelijke vorm te bewaren. Het is niet toegestaan digitale bestanden te bewerken, te manipuleren, logo’s te verwijderen of bestanden te gebruiken voor commerciële doeleinden, publicaties, inzendingen of deelnames aan wedstrijden, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Fotograaf.

Onbewerkte bestanden (SOOC) worden nooit geleverd en kunnen nooit worden besteld.

Voor reportages waarbij de Klant zelf beelden kiest, kan de Fotograaf een tijdelijke previewgalerij tonen met onbewerkte beelden (SOOC) enkel ter selectie. Deze SOOC beelden zijn geen leverbare producten.

De Fotograaf bewerkt beelden in Adobe en/of EVOTO, waardoor beelden ook tijdelijk op servers van deze dienstverleners kunnen worden verwerkt.

12. Publicatierecht en privacy

De Fotograaf respecteert steeds het portretrecht van herkenbare personen.

Voor elke reportage is het invullen van een toestemmingsformulier verplicht. Daarin kiest de Klant volledig vrij of beelden al dan niet gebruikt mogen worden voor portfolio, website, sociale media, drukwerk, wedstrijden, awards of andere promotionele doeleinden.

Publicatie van beelden gebeurt uitsluitend volgens de keuzes die de Klant heeft gemaakt via het digitale toestemmingsformulier “Gebruik Beelden”.
Het formulier wordt uiterlijk na de reportage aan de Klant bezorgd.

De definitieve oplevering van de beelden gebeurt pas nadat het toestemmingsformulier werd ingevuld. De Klant kan zijn/haar keuze altijd beperken, verfijnen of weigeren. Zonder expliciete toestemming worden geen herkenbare beelden gepubliceerd.

Beelden waarop geen enkel persoon herkenbaar is (zoals sfeer, ruimte, close-up details) kunnen door de Fotograaf vrij gebruikt worden, aangezien deze geen persoonsgegevens bevatten.

Het privacybeleid van de Fotograaf kan geraadpleegd worden op: https://www.bedelighted.be/privacy

13. Selectie en bewerking

Voor geboortereportages maakt de Fotograaf zelf de selectie van de beelden die worden bewerkt en geleverd. Voor andere reportages maakt de Klant een selectie uit de aangeboden beelden, waarna de Fotograaf deze geselecteerde beelden bewerkt.

Bij reportages waarbij de Klant de selectie maakt, ontvangt de Klant enkele dagen na de reportage een previewgalerij. De Klant dient zijn keuze binnen 2 maanden na de reportagedatum door te geven. Indien de Klant binnen deze termijn geen selectie heeft gemaakt, behoudt de Fotograaf zich het recht voor om zelf de selectie te maken en deze als definitief te beschouwen. Voor specifieke acties of themasessies (zoals seizoens-mini’s) kunnen afwijkende, kortere termijnen gelden. Deze worden bij het betreffende aanbod duidelijk vermeld en primeren op deze standaardtermijn.

Indien de Klant toestemming geeft voor publicatie (zoals bepaald in artikel ’12. PUBLICATIERECHT EN PRIVACY’), mag de Fotograaf ook beelden gebruiken die niet door de Klant werden besteld of aangekocht, op voorwaarde dat deze beelden voldoen aan de toestemming zoals door de Klant werd aangegeven.

14. Auteursrechten

Alle beelden blijven steeds eigendom van de Fotograaf, ongeacht welke digitale bestanden of producten de Klant ontvangt of aankoopt. De Klant verwerft uitsluitend een niet-exclusieve licentie voor privégebruik.

Voor elk ander gebruik (zoals commercieel gebruik, publicaties, gebruik in media, gebruik in advertenties, gebruik door derden, gebruik voor wedstrijden of andere promotionele doeleinden) is voorafgaande schriftelijke toestemming van de Fotograaf vereist. De Fotograaf kan hiervoor aanvullende voorwaarden of een vergoeding opleggen.

Overdracht of uitbreiding van rechten kan enkel via een expliciet schriftelijke overeenkomst.

15. Prijsvastheid na bestelling

De prijs die geldt op het ogenblik van de definitieve bestelling van producten, blijft ongewijzigd ongeacht eventuele prijsstijgingen tussen bestelling en levering.
Deze prijsvastheid geldt enkel voor de bestelling zoals deze is geplaatst; latere uitbreidingen of aanvullingen worden beschouwd als een nieuwe bestelling waarvoor de dan geldende tarieven van toepassing zijn.

16. Geleverde prestaties

De Fotograaf levert een inspanningsverbintenis, geen resultaatsverbintenis. Termijnen voor levering van beelden, previews of producten zijn steeds indicatief.

Na selectie worden foto’s bewerkt in de huisstijl van BEdeLIGHTed. Van niet-geselecteerde beelden kunnen geen producten besteld worden. Onbewerkte beelden kunnen nooit worden verkregen.

Voor producten waarbij een ontwerp nodig is (zoals fotoalbums, bedankkaartjes, geboortekaartjes, samengestelde beelden, …) ontvangt de Klant vooraf een digitale proef ter goedkeuring. Het product wordt pas na expliciete goedkeuring besteld bij een leverancier of afgedrukt.

De Klant is verantwoordelijk voor het grondig controleren van de proef (teksten, namen, datums, gekozen beelden). Na goedkeuring is de Fotograaf niet aansprakelijk voor fouten die aanwezig waren in de goedgekeurde proef.

17. Verzendingen

Digitale bestanden worden nooit per post geleverd, maar uitsluitend elektronisch ter beschikking gesteld.

BEdeLIGHTed verzendt in principe geen fotoafdrukken of andere fysieke producten per post. Indien fysieke levering toch gebeurt (bij uitzondering of op vraag van de Klant), gebeurt dit steeds op risico van de gekozen vervoerder. BEdeLIGHTed is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of schade tijdens transport na overhandiging aan de vervoerder.

Indien de Klant verkiest om fysieke producten rechtstreeks door de leverancier te laten verzenden, kan dat op verzoek van de Klant en tegen vergoeding van de verzendkosten, en enkel indien de leverancier deze optie aanbiedt.

Fysieke producten kunnen door de Klant steeds kosteloos worden afgehaald op afspraak.

18. Aansprakelijkheid

BEdeLIGHTed is niet aansprakelijk voor kleurafwijkingen op beeldschermen of afdrukken die niet door de Fotograaf werden gemaakt. Dit geldt voor afdrukken die de Klant, gebruik makend van digitale bestanden, zelf maakt of laat maken bij derden.

Indien fysieke producten via BEdeLIGHTed besteld worden, verbindt de Fotograaf zich ertoe een correcte kwaliteitscontrole uit te voeren en leveranciers te kiezen op kwaliteit van geleverde producten en diensten.

Voor, tijdens of na een fotoreportage is BEdeLIGHTed niet aansprakelijk voor schade bij de Klant. Dit geldt onder meer, maar niet uitsluitend, voor:

indirecte schade als gevolg van gebruik van diensten of goederen
lichamelijke of materiële schade door bijvoorbeeld vallen, stoten of uitglijden
verlies en/of beschadiging van eigendommen van de Klant

19. Klachten en geschillen

Klachten omtrent een fotoreportage of levering moeten binnen 7 kalenderdagen na levering schriftelijk worden gemeld. In geval van digitale bestanden geldt de datum van elektronische levering als leveringsdatum. Gebeurt dit niet, dan wordt de fotoreportage/levering geacht definitief aanvaard te zijn.

Bij overtreding van deze Algemene Voorwaarden of bij niet-betaling van verschuldigde bedragen kunnen gerechtelijke stappen worden ondernomen.

Alle geschillen betreffende de uitvoering van een bestelling of de interpretatie van deze Algemene Voorwaarden behoren uitsluitend tot de exclusieve territoriale bevoegdheid van de rechtbanken van het arrondissement waarin BEdeLIGHTed haar maatschappelijke zetel heeft, zijnde momenteel de rechtbanken van Dendermonde.

20. Cadeaubonnen en tegoedbonnen

Deze voorwaarden gelden voor alle door BEdeLIGHTed uitgegeven cadeaubonnen en tegoedbonnen. Door gebruik te maken van een bon, aanvaardt de Klant deze voorwaarden.

Elke bon heeft een unieke code en wordt slechts één keer uitgegeven. Een bon kan fysiek of digitaal zijn. In geval van digitale bon geldt de originele e-mail met code als bon. De bon moet zorgvuldig worden bewaard; bij verlies of diefstal vindt geen vergoeding plaats.

Een cadeaubon kan ofwel:

een formule vermelden (concreet type fotoreportage), of
een (rest)waarde vermelden (bedrag)

Een tegoedbon vermeldt altijd een (rest)waarde en nooit een formule.

Een bon met waarde kan worden gebruikt voor de betaling van reportages en/of producten. Indien de bestelling hoger is dan de (rest)waarde van de bon, betaalt de Klant het verschil bij. Indien de bestelling lager ligt, blijft de resterende waarde geldig tot de vervaldatum.

Een cadeaubon met formule kan enkel gebruikt worden voor de vermelde formule zoals die bestond op het moment van uitgifte. Upgraden naar een duurdere formule kan mits bijbetaling. Downgrade wordt niet terugbetaald. Bij het boeken van een fotoreportage met een bon met formule wordt de volledige waarde van de bon onmiddellijk als voorschot in rekening gebracht en volgt deze vanaf dan de voorwaarden die gelden op voorschotten.

Per fotoreportage kan slechts één cadeaubon met formule gebruikt worden. Bonnen met (rest)waarde kunnen worden gecombineerd. Tegoedbonnen kunnen niet altijd worden gecumuleerd; indien cumulatie uitgesloten is, wordt dit uitdrukkelijk vermeld op de tegoedbon.

Bij boeking moet steeds een voorschot betaald worden. Indien een bon wordt gebruikt bij boeking, wordt het voorschot in mindering gebracht van de (rest)waarde van de bon. Dat deel volgt vanaf dan de voorwaarden van voorschotten.

Elke bon heeft een vervaldatum. De fotoreportage of bestelling moet vóór die vervaldatum plaatsvinden. Boekingen moeten minstens 3 maanden vóór de vervaldatum gebeuren; bij te late boeking kan BEdeLIGHTed een bon weigeren.

Bonnen zijn niet inwisselbaar voor geld.

BEdeLIGHTed kan deze bonvoorwaarden wijzigen. Bij gebruik van een bon gelden de voorwaarden zoals op dat ogenblik gepubliceerd.

21. Aanvaarding van de algemene voorwaarden

Door het boeken van een fotoreportage of het plaatsen van een bestelling verklaart de Klant deze Algemene Voorwaarden te hebben ontvangen, gelezen en aanvaard.